Les Executive Assistants occupent une fonction importante. Ils et elles soutiennent les cadres et les membres de la direction ou du conseil d’administration en accomplissant des tâches variées allant bien au-delà de la planification des rendez-vous, de la correspondance ou de l’organisation de voyages. 

Stéphanie Denis Darbellay explique: «L’Executive Assistant doit tout savoir. Ou plutôt, on doit toujours savoir où trouver des informations et des réponses. Nous sommes la plaque tournante d’une équipe.» Stéphanie tient lieu de service central de communication au sein du Département de l’économie et de la formation du canton du Valais, où elle assiste le conseiller d’Etat Christophe Darbellay. Pour Alexandra Theiler, Executive Assistant du président du conseil d’administration de BDO, l’Executive Assistant est «une ressource humaine hautement qualifiée qui soutient les cadres et la direction dans des missions importantes». Qu’il s’agisse de rédiger un procès-verbal, de préparer des présentations, de gérer des projets ou d’établir des rapports à l’intention de ses supérieur-e-s, assister le management implique à la fois une réflexion stratégique et des tâches opérationnelles très concrètes. Le brevet d’Executive Assistant est un gage de qualité qui atteste de la maîtrise de ces compétences.

L’importance du brevet fédéral

Alexandra précise: «Pour le métier d’assistant-e, le brevet fédéral est très important. J’ai eu la chance de pouvoir commencer à travailler dans ce domaine juste après avoir terminé mon apprentissage. Mais comme ce n’est pas toujours possible, il faut le brevet. On apprend à soutenir les cadres et on approfondit ses connaissances en gestion d’entreprise. Cela inclut aussi les compétences de leadership, car dans ce rôle, on dirige souvent d’autres collaborateurs-trices.»

Formation continue

Stéphanie, qui exerce son métier depuis longtemps, se forme en permanence. Pour elle, cela fait partie du jeu. Outre son brevet d’Executive Assistant, elle est titulaire d’un brevet de spécialiste en RH et d’un CAS Public Management. «Je travaille au département de la formation, je me dois donc de montrer l’exemple», souligne-t-elle.

Qui dit plus de responsabilités dit plus de salaire

Les investissements dans la formation continue s’avèrent payants. Au sens propre, mais aussi en ce qui concerne la reconnaissance du métier d’assistant-e. Le poste de Stéphanie au canton est mieux rémunéré que celui d’autres collaborateurs-trices administratifs-ves. Elle fait partie des cadres, dirige trois collaborateurs-trices et est l’interlocutrice des RH au sein de l’état-major du département. Pour Alexandra aussi, le brevet s’est traduit concrètement par un salaire plus élevé: «Dès que j’ai pu présenter mon brevet, j’ai obtenu une augmentation de salaire», dit-elle. La valorisation du métier d’assistant-e se reflète également dans le fait qu’Alexandra a obtenu plus de responsabilités grâce à son brevet. Elle s’occupe du président du conseil d’administration, assiste le responsable des finances et dirige une équipe de treize personnes. Sans la formation continue, cela n’aurait pas été possible, déclare-t-elle. Toutes deux travaillent en outre dans un environnement très valorisant, avec de bonnes prestations sociales et des supérieur-e-s empathiques. «Mon chef pense à moi, j’ai même reçu un cadeau de Noël supplémentaire qu’il a choisi lui-même», explique Alexandra. De plus, à partir de 2025, tout le personnel de BDO bénéficiera de six semaines de vacances et les prestations sociales sont au top. Stéphanie avait même obtenu sept mois de congé sans solde et a travaillé à l’Expo de Dubaï en 2021: «Mon chef a dit oui tout de suite – cela ne lui a posé aucun problème. J’en étais ravie.»

Le profil professionnel évolue

Aujourd’hui, le profil professionnel est plus complexe qu’autrefois. Stéphanie, qui exerce ce métier depuis 20 ans, raconte: «Aujourd’hui, il faut tout savoir et le rythme s’est nettement accéléré.» Travailler avec l’intelligence artificielle fait désormais partie de notre quotidien. Alexandra et Stéphanie travaillent toutes deux avec ChatGPT et d’autres outils de ce genre, mais elles en connaissent aussi les limites, notamment en ce qui concerne la sécurité des données. Alexandra utilise l’IA surtout pour des tâches de communication répétitives comme la rédaction d’invitations ou la création d’un programme pour un événement, et elle y puise de l’inspiration et des idées pour d’autres formes de textes. «J’utilise l’IA là où elle me permet de gagner du temps, mais je garde un œil critique sur tout», dit-elle. Stéphanie utilise des outils d’IA pour rédiger des courriers ou préparer des discours pour le conseiller d’Etat. «Les responsables politiques tiennent jusqu’à trois discours par jour», explique-t-elle. L’IA l’aide à créer une structure de base qu’elle développe et complète ensuite. Là encore, l’IA ne remplace pas l’assistant-e, mais rend son travail plus efficace.

La diversité des tâches

Le métier d’assistant-e comporte des tâches très variées et aucun jour ne ressemble à un autre, affirme Alexandra. Par ailleurs, le profil d’exigences est devenu plus ardu. «Aujourd’hui, l’assistant-e est davantage impliqué-e dans les thématiques», ajoute-t-elle. Cela permet d'apporter un soutien beaucoup plus efficace et rend le travail plus intéressant, car on comprend mieux le contexte. Stéphanie est elle aussi confrontée chaque jour à de nouvelles tâches et assume des responsabilités supplémentaires. «Le nombre de tâches et leur complexité continueront d’augmenter», dit-elle. Concernant les langues étrangères, les deux sont unanimes: elles constituent une grande valeur ajoutée dans le métier d’assistant-e. «Savoir parler la langue maternelle de son interlocuteur est apprécié», explique Alexandra. L’IA ne peut pas remplacer cela. Chez l’employeur de Stéphanie, le canton, tout le monde s’exprime dans sa langue maternelle. Par conséquent, en tant qu’Executive Assistant, il faut impérativement comprendre et parler plusieurs langues. 

Trop peu d’hommes exercent ce métier

Le métier d’assistant-e souffre toujours de quelques clichés. Stéphanie témoigne: «Nous avons toujours des apprenti-e-s des deux sexes, mais les hommes assistants sont très peu nombreux dans l’administration.» Alexandra suggère: «C’est peut-être lié un peu à la nature des sexes. Les femmes aiment s’occuper des autres et veulent qu’ils aillent bien.» Toutes deux souhaitent voir plus d’hommes assistants. Alexandra est convaincue que «cela viendra». Il faut juste un peu de temps. Elles sont convaincues que le changement de titre et une nouvelle revalorisation du profil professionnel rendront le métier encore plus attrayant à l’avenir.

Publié le: 5.8.2024

Auteur-trice: Sibylle Zumstein