Les Executive Assistant soutiennent les cadres et dirigeant-e-s dans leur fonction, assument leurs propres domaines d’activité et dirigent des projets et des équipes. Ces professionnel-le-s jouent un rôle clé dans le bon déroulement des processus opérationnels et apportent une contribution essentielle au succès durable de l’entreprise. Ils assument en outre une fonction de plaque tournante entre les cadres, les collaboratrices et collaborateurs, les prestataires des services externes et la clientèle. Le champ d'activité des Executive Assistant est très diversifié et varie en fonction de la taille, de l’orientation et du secteur de l’entreprise. Leur domaine de responsabilité peut aussi varier en fonction de la structure organisationnelle. Les Executive Assistant occupent toujours un rôle central au sein de l’entreprise, indépendamment du contexte spécifique dans lequel celle-ci évolue. Leur profil de compétence s’appuie sur celui des employé-e-s de commerce titulaires d'un CFC. 

Les compétences opérationnelles résident dans la capacité à travailler de manière autonome, ciblée, professionnelle et flexible. L’accent est ainsi mis sur les capacités d’action plutôt que sur les seules connaissances techniques. L’examen professionnel ne porte donc pas sur les connaissances des candidat-e-s, mais sur leur capacité à gérer des situations dans leur travail quotidien. Outre les compétences spécifiques, les compétences sociales, méthodologiques et personnelles revêtent également une grande importance. Les compétences opérationnelles sont évaluées lors de l’examen professionnel, par exemple dans le cadre d’exercices in basket ou de la gestion d’événements critiques. 

Les Executive Assistant sont des généralistes dont le champ d’activité est très varié. Leur grand sens entrepreneurial leur permet de prendre part aux décisions de leur supérieur-e et de contribuer à leur mise en œuvre. Par leur compréhension des processus de l’entreprise et par leurs compétences organisationnelles, ainsi que leurs connaissances des technologies de l’information et de la communication, les Executive Assistant sont en mesure de gérer l’administration avec efficacité. Ils et elles mettent à profit quotidiennement leurs compétences communicationnelles confirmées en allemand, en français ou en italien, ainsi que dans au moins une deuxième langue officielle ou en anglais. Ils et elles gèrent leur domaine de manière autonome, sont à même de diriger des équipes et de mener leurs propres projets. 

Selon l’organisation de l’entreprise, les Executive Assistant travaillent en étroite collaboration avec différents départements spécialisés, des prestataires de services externes ou assument de manière autonome des tâches dans le domaine de la gestion d’entreprise (par ex. finances, ressources humaines, marketing et communication, technologies de l’information et de la communication, droit). Leur attitude centrée sur le service et leurs grandes compétences sociales leur permettent en outre de contribuer au bon climat de travail au sein de l’entreprise et d’assumer un rôle de représentation précieux vis-à-vis de l’extérieur. Les Executive Assistant font preuve de beaucoup de responsabilité personnelle et d’une grande flexibilité, ce qui leur permet non seulement de soutenir les cadres, mais aussi de s’adapter aux processus de changement au sein de l’entreprise ou de la branche. 

L’examen professionnel a lieu en octobre et se déroule sur trois jours: 

• Examen oral (1.25h)   
• Examen écrit (7.5h) 

L’examen oral se base sur un portfolio personnel, établi et remis au préalable. Il s’agit d’un travail écrit individuel à rédiger de manière autonome avant l’inscription à l’examen. Il est évalué selon des critères formels et constitue le volet écrit de la partie 5 de l’examen. L’accent est mis sur une réflexion concernant l’autogestion et sur l’identification d’éventuels aspects à améliorer. La remise dans les délais du portefeuille personnel complet fait partie des conditions d’admission à l'examen. Il comprend trois dossiers de réalisation sur des sujets prédéfinis et une grille de compétences dûment complétée. Il aboutit à la rédaction d’un rapport de synthèse (bilan de compétences). Un des thèmes pourrait ainsi porter sur «ma manière de gérer les situations stressantes dans mon travail quotidien». De plus amples informations sur le portefeuille personnel et sur les moyens auxiliaires pour sa réalisation sont publiés sur le site internet du secrétariat d’examen avant les inscriptions aux examens. Vous trouverez également des informations détaillées dans les directives.

Pour être admis à l’examen, le portefeuille personnel doit être remis dans les délais et être complet. En outre, une des deux conditions d’admission - A ou B - doit être remplie. 

Condition d'admission A) 
Pratique professionnelle pertinente de trois ans après l’obtention de l’un des titres suivants: CFC d’employé-e de commerce, maturité gymnasiale, maturité spécialisée, maturité professionnelle ou qualification équivalente. 

Condition d'admission B) 
Pratique professionnelle pertinente de quatre ans après l’obtention de l’un des titres suivants: 

AFP d’employé-e de commerce, autre formation professionnelle initiale de trois ans (CFC) ou qualification équivalente. 

Admission sur dossier possible pour les personnes titulaires d’un diplôme de formation obtenu à l’étranger. 

Examen d'admission individuel (CHF 50.-) et dispositions détaillées sur examen.ch 

CFC = Certificat fédéral de capacité, AFP = Attestation fédérale de formation professionnelle 

De nombreuses voies de formation s’ouvrent aux titulaires du brevet fédéral. Quelques formations continues populaires:  

• Gestion de projet 
• Gestion d’entreprise 
• Gestion d’événements 
• RH 
• Marketing 
• Gestion de bureau 
• Leadership 
• Informatique 

Construisez votre parcours professionnel individuel en fonction de vos objectifs et profitez des différentes offres de formation continue pour élargir ou approfondir vos connaissances: 

• Compléter en suivant des cours de formation continue de plusieurs jours ou des CAS 
• Approfondir en passant un examen fédéral dans un domaine spécialisé ou en suivant des études dans une école supérieure ou une haute école spécialisée (DAS, MAS ou Bachelor) 

Grâce au subventionnement de la Confédération (financement axé sur la personne), vous avez la possibilité de vous faire rembourser jusqu'à 50% de vos frais de formation. Vous pouvez obtenir ces subventions en adressant à la Confédération la facture relative aux frais de cours préparatoires, ceci après avoir passé l’examen. Assurez-vous que la formation que vous envisagez de suivre figure bien sur la liste des cours préparatoires du SEFRI et qu’ils donnent par conséquent droit au subventionnement. 

Vous trouverez de plus amples informations concernant les contributions fédérales sur  le site du SEFRI.

La Société suisse des employés de commerce vous indique volontiers d’autres possibilités de financement et vous soutient dans vos démarches. En savoir plus

Vous trouverez une liste de tous les centres de formation proposant ce cursus  sur le site d’examen.ch (Secrétariat/secrétariat d'examen).