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Les développements économiques et techniques ont considérablement modifié le monde du travail au cours des 20 dernières années. La mobilité et la flexibilité des employé-e-s augmentent et les fréquents changements sont courants. Les espaces de bureaux doivent eux aussi s’adapter aux changements dans le monde du travail. Les espaces de bureaux ouverts et flexibles sont de plus en plus répandus, pour diverses raisons: pour réduire les coûts, pour adapter l'environnement de travail à l'évolution des méthodes de travail ou encore pour exprimer des valeurs, une culture et une certaine image. Parallèlement, les effets de ces aménagements sur la santé des employé-e-s font l'objet de débats. En fait, ce n'est pas tant le type de bureaux (individuels ou en open space) qui influence la santé, mais plutôt la configuration de ces derniers.

Une des manières d'évaluer l'importance de l'aménagement favorable à la santé des postes de travail est d'examiner l'impact sur la performance au travail et le nombre de jours de maladie. Ces adaptations, et les processus de changement qui les accompagnent, constituent une étape dans la gestion de la santé en entreprise qui prend de plus en plus d'importance en raison de différents facteurs: les changements démographiques (allongement de la durée de vie active), la volonté de fidélisation des collaborateurs et collaboratrices, la «guerre des talents» et le manque de personnel qualifié sur le marché du travail. On peut supposer que l'importance de ces thèmes augmentera encore à l'avenir et que les entreprises auront davantage besoin de maintenir la performance et la motivation de leurs employé-e-s afin de rester attrayantes.

Le Workplace Change Management implique la participation et l'accompagnement de tou-te-s les utilisateurs et utilisatrices durant le processus. Il s’agit d’un facteur de réussite important lorsqu’il s’agit d’adapter de manière conséquente le lieu de travail.

Voici un bref résumé des dix aspects les plus pertinents dans le processus de gestion du changement en milieu de travail:

1. Avoir une définition claire de la vision et des objectifs, de la part des cadres supérieur-e-s concerné-e-s. Ils doivent en outre découler de la stratégie et des objectifs de l'entreprise.
2. Mettre en place un «sponsor» de projet qui soutient activement et de manière crédible le projet.
3. Informer le personnel le plus tôt possible, par une communication transparente et honnête. Exit les beaux discours, il convient de présenter les avantages et les inconvénients de manière aussi claire que possible.
4. Impliquer les personnes concernées à tous les niveaux sur les sujets pertinents. Éviter les participations alibi!
5. Responsabiliser les cadres dans le processus de changement, les soutenir dans cette démarche et les sensibiliser à l'importance d'un rôle actif de modèle.
6. Institutionnaliser une concertation régulière entre l'équipe de planification des bureaux et l'équipe en charge du changement: un lien fort entre elles améliore le potentiel de synergie.
7. Adapter en permanence le plan de réaménagement en fonction du retour des personnes concernées et des bilans réguliers.
8. Faire appel à des expert-e-s (internes et/ou externes) pour la gestion du changement. Toutes les personnes qui proposent des opérations de transformation n'ont pas forcément les compétences pour les mener à bien.
9. Considérer le-la responsable direct-e et les employé-e-s comme des personnes-ressources lors de la mise en place du plan de réaménagement du lieu de travail.
10. Tenir véritablement compte des retours reçus avant et après le réaménagement et appliquer toute amélioration nécessaire.

Vous trouverez ici le guide complet sur les espaces de travail favorables à la santé et le Workplace Change Management, y compris des recommandations d'action concrètes (disponible uniquement en allemand): ici

Plus d'informations sur le New Work et l'offre de Promotion Santé Suisse ici.

Andrea Nussbaumer