L'IA bouleverse notre vie professionnelle, c’est incontestable. La nature de ces changements dépend toutefois fortement du profil professionnel et du secteur. Qu'impliquent par exemple les avancées des chatbots et autres technologies d'IA pour l'avenir professionnel des Executive Assistants?

Regula Thöni s'est penchée sur cette problématique dans le cadre de son travail de master consacré aux compétences futures des assistant-e-s de direction et à une utilisation efficace de l’IA dans leur travail quotidien. Ce faisant, la spécialiste s'est aperçue qu'elle effectuait un travail de recherche fondamentale important. Car s'il existe de nombreux ouvrages spécialisés sur le thème de l'IA dans son aspect général et sur la technologie qui la sous-tend, il n'existait jusqu'ici pratiquement aucun travail de recherche sur son utilisation de dans le back-office et plus spécifiquement sur les implications pour la profession d'Executive Assistant. Les résultats de cette étude donc d'autant plus précieux.

Le travail de Regula Thöni montre que l'utilisation de l'IA modifie considérablement le rôle des Executive Assistants au sein des entreprises. «Les tâches manuelles et répétitives font place à des activités de conseil et de stratégie», explique la spécialiste. «De plus en plus, les Executive Assistants deviennent des partenaires commerciaux qui soutiennent les processus stratégiques et conseillent la direction de l'entreprise».

«Cela nécessite non seulement des compétences technologiques, en prompt engineering notamment, mais aussi des aptitudes sociales et une conscience éthique», poursuit Regula Thöni. Ce passage à des fonctions de conseil et de stratégie implique également que les Executive Assistants endosseront davantage de responsabilités à l'avenir. «Dans ce contexte, savoir combiner compréhension technologique et compétences sociales est essentiel».

Regula Thöni considère le développement d'une conscience éthique comme l'un des plus grands défis. «Cela nécessite une compréhension profonde en termes de valeurs et de responsabilité qu'il n'est pas possible d'acquérir uniquement via une formation technique». En guise d'exemple de comportement éthique dans le travail quotidien avec l'IA, l'experte évoque l'évaluation des candidatures. De nombreuses entreprises misent déjà sur le soutien de l'IA pour le processus de recrutement. «Dans ce contexte, une réflexion critique saine de la part des Executive Assistants est nécessaire pour vérifier que les algorithmes utilisés ne sont pas discriminatoires».

Par ailleurs, les personnes responsables doivent également acquérir les compétences technologiques nécessaires à une utilisation ciblée des applications d'IA. L'analyse et la protection des données constituent un bon exemple pratique. «Si l'IA propose d'analyser des données sensibles pour optimiser les processus, les Executive Assistants doivent comprendre comment l'IA traite ces données et si les règles de protection en la matière sont respectées», indique l'experte.

Pour répondre à toutes ces exigences, il faut non seulement être prêt-e à s'investir dans de nouveaux domaines d'activité, mais aussi être disposé-e à se former en continu, Regula Thöni en est convaincue. «Ces compétences sont essentielles si l'on souhaite que le métier d'Executive Assistant soit revalorisé sur le plan stratégique plutôt que d’être remplacé par l'IA». Elle estime qu’en parallèle, les cadres ont aussi une part de responsabilité, car pour encourager les compétences technologiques et sociales au sein des entreprises, des formations continues sont indispensables.

Selon Regula Thöni, des workshops orientés vers la pratique, dans lesquels des situations réelles sont simulées se révèlent particulièrement efficaces: «Cela permet aux professionnel-le-s d'apprendre à utiliser les outils d'IA de manière ciblée et éthiquement responsable. De telles formations ne contribuent pas seulement au développement individuel, elles favorisent également la capacité d'innovation à l'échelle de l'organisation.»

Regula Thöni illustre à l'aide de deux exemples ce à quoi peut ressembler une utilisation ciblée de l'IA dans le travail quotidien: «Les chatbots peuvent devenir de précieux sparring-partners pour développer et concrétiser des idées créatives. Avec l'aide de l'IA, un-e assistant-e peut par exemple développer relativement facilement un concept complet pour un événement d'entreprise». 

Regula Thöni tire son second exemple d'un entretien réalisé avec une Executive Assistant. «Auparavant, celle-ci travaillait exclusivement pour une personne, au sein d'une direction composée de plusieurs personnes. Aujourd'hui, elle soutient l'ensemble de la direction avec la même efficacité qu'une seule personne cadre auparavant ». Et ce, précisément parce que l'IA la décharge de tâches chronophages, comme rédiger et répondre à des e-mails, faire des traductions ainsi que d'autres tâches routinières. «Elle peut désormais se concentrer sur des activités plus stratégiques et sur le suivi individuel de chaque membre de la direction». 

Mais l'avenir n'est pas exclusivement numérique, relève Regula Thöni: «Pour pouvoir évaluer de manière critique les travaux réalisés avec l'IA, il devient de plus en plus important de créer et d'entretenir des réseaux». Les plateformes professionnelles comme LinkedIn ou les groupes de discussion professionnels offrent des possibilités de partage et d'échange de bonnes pratiques. «Les réseaux personnels et l'intelligence collective sont des facteurs décisifs pour réussir dans le nouveau monde du travail», poursuit la spécialiste.

La recherche de Regula Thöni le montre: un usage approprié de l'IA offre de nouvelles perspectives d'épanouissement pour les Executive Assistants et ce, sans les remplacer. En disposant des bonnes compétences et en étant ouvert-e-s à l'apprentissage tout au long de la vie, les Executive Assistants peuvent jouer un rôle central dans le développement stratégique et opérationnel des entreprises. «Nous vivons une période passionnante qui nous permet de participer activement à la construction de l'avenir de notre profession», conclut Regula Thöni.

Publié le: 6.2.2025
 

Auteur-trice: Ismail Osman, Schriber Kommunikation

* Un sparring partner est une personne qui vous traite d'égal à égal et qui vous sert de partenaire d'entraînement, de donneur de feedback et de personne de confiance.