Communiquer efficacement en contexte professionnel peut se révéler un vrai casse-tête. Et la multiplication des formes de travail hybrides est loin de faciliter les choses. Mais que l’on se situe au niveau des individus, des équipes ou des entreprises, la maîtrise de la communication demeure une compétence incontournable. Quels sont les règles de bases à respecter en la matière?

• Indépendamment du mode de communication utilisé, il convient de toujours se montrer poli-e et respectueux-se avec ses collègues et sa hiérarchie.
• Le ton et le niveau de langue doivent être adaptés au contexte formel. L'utilisation excessive de termes techniques et d'abréviations, susceptibles de ne pas être compris par tout le monde, est à proscrire.
• Par respect de l’emploi du temps de ses collègues, il importe d’être ponctuel-le et de respecter les calendriers qui ont été convenus.
• En s’efforçant  de communiquer ouvertement et en recherchant des compromis, on contribuera à une gestion constructive des conflits, tout en minimisant les risques que ceux-ci n’apparaissent .
• Une attention particulière doit être portée à la grammaire et à l’orthographe dans les communications écrites.
 

Les e-mails

Veillez à ce que les objets de vos e-mails soient toujours explicites et précis, à plus forte raison lorsque plusieurs e-mails circulent sur le même sujet. Un objet impersonnel ou peu explicite suffit à ce que votre message se perde dans la masse des e-mails quotidiens.

Ne mettez les personnes en copie que si celles-ci le souhaitent ou si la situation l'exige. Car les employé-e-s très occupé-e-s ont tendance à ne pas lire ces messages.

Les messages en copie cachée sont à éviter car ils ne se justifient que dans des cas exceptionnels, notamment lors d'invitations en masse, afin de protéger la sphère privée des destinataires.

Une structure claire et des formulations précises permettent aux destinataires de comprendre rapidement le contenu du message. Évitez les longues phrases et efforcez-vous d'être concis-e.

Avant d'envoyer votre e-mail, vérifiez que toutes les pièces attachées nécessaires sont bien jointes et qu'elles s’ouvrent correctement. Vérifiez également qu'elles sont accessibles à vos destinataires et qu'elles correspondent au contenu du message.

Le Chat

L'humour est souvent une question de goût et l'ironie ne fonctionne généralement qu'entre personnes qui s'entendent bien. Si les mèmes et les GIF permettent d'instaurer une atmosphère informelle et de renforcer la dynamique au sein d’une équipe, leur utilisation doit rester mesurée et en adéquation avec la culture de l'entreprise.

Réservez les discussions privées aux chats privés afin de préserver le caractère professionnel des chats de groupe.

Veillez à conserver un ton respectueux, même dans les chats informels. Évitez les remarques ou les traits d’humour sarcastiques

Les appels téléphoniques et les vidéoconférences
 

Avant de passer un appel téléphonique ou d'organiser une vidéoconférence, il est important de vérifier que votre système audio et votre caméra fonctionnent correctement et que la connexion Internet est stab le. Lors des vidéoconférences, la communication non verbale a aussi son importance. Soyez attentif-ve à votre corps : en penchant légèrement le buste en avant, vous signalez votre intérêt pour le sujet. Lors d'entretiens exigeants, essayez de vous détendre autant que possible  pour éviter de transmettre involontairement des messages à travers vos gestes et votre expression faciale.

Écouter attentivement constitue la condition sine qua non d'un entretien efficace. Savoir écouter, ce n'est pas se taire pour laisser parler l'autre. Avoir une bonne écoute, c’est mettre son interlocuteur-trice en confiance et lui témoigner de l’estime. Par ce biais, on obtient des informations pertinentes qui permettent de bien comprendre les enjeux liés à la situation. Cela permet en outre d'éviter des malentendus susceptibles d'entraîner de mauvaises décisions.Conduisez l'entretien de manière structurée et assurez-vous que tous les sujets pertinents sont abordés.

Prenez des notes et résumez les points importants à la fin de la discussion.

Utilisation de l'IA dans les e-mails

Si vous recourez à l'IA pour vous aider dans votre travail de communication, vérifiez soigneusement les réponses générées pour vous assurer qu'elles sont correctes et adéquates. Ajustez le texte et les réponses aux besoins spécifiques de l'entreprise de manière à transmettre un message personnalisé. 

En cas d'utilisation de l'IA pour des interactions avec les client-e-s, il convient de faire intervenir de l'empathie humaine et du doigté afin de garantir une bonne expérience client. 

Enfin, assurez-vous de respecter la politique de confidentialité de votre entreprise et de sécuriser correctement les informations sensibles lorsque vous faites usage de l'IA.

Publié le 6.8.2024